Multi oameni se tem de telefon pentru că nu stiu cum să îl folosească eficient. Altii, din contră, insistă să îl folosească desi interlocutorii lor se simt de multe ori de-a dreptul agresati de apelurile lor. Ce anume face distinctia între o convorbire telefonică eficientă si o pălăvrăgeală enervantă ti inutilă?

1. Planifică-ti din timp ce vrei să discuti! Nimic nu e mai rău decât să suni a doua oară pentru că ai uitat că mai aveai ceva să îi spui interlocutorului. De aceea e bine să ne notăm ce anume vrem să îi comunicăm interlocutorului.

2. Spune-i de la început interlocutorului de ce ai sunat. Acest lucru e cu atât mai important cu cât interlocutorul e genul de persoană vorbăreată. În felul acesta poti reveni mereu la obiectivele enuntate si poti controla mai eficient comunicarea.

3. Urmăreste-ti obiectivele stabilite. Nu devia foarte mult de la subiect! Poti să faci o glumă, să asculti ce îti spune interlocutorul, dar revino la obiectivele stabilite si ai grijă să le atingi pe toate!

4. Ascultă-ti cu atentie interlocutorul, dar nu îl lăsa să devieze prea mult de la subiect. Când simti că lucrurile o iau într-o directie nedorită, asteptă pană când interlocutorul ia o pauză de respiratie si revino la subiectul care te interesează.

5. Fii politicos! Când suni trebuie să te prezinti cât mai clar. Dacă reprezinti o firmă, spune mai întâi numele acesteia si apoi numele tău. Întreabă-ti interlocutorul dacă poate vorbi. Nimic nu e mai frustrant decât să nu stii cu cine vorbesti sau să fii întrerupt dintr-o activitate importantă si celălalt să insiste să îti vorbească. O astfel de convorbire sfârseste prost indiferent de motivul pentru care ai sunat!

6. Foloseste o comunicare cât mai variată. Cum nu poti folosi deloc comunicarea nonverbală la telefon, e important să îti pregătesti mereu un mesaj simplu, clar si direct si să îl sustii cu ajutorul unor mici trucuri vocale. Nu lăsa tonul vocii să curgă monoton si foloseste un ritm variat, alternând replicile rapide cu cele mai lente, accentuând cuvintele care si se par importante pentru a fi retinute de interlocutor. În felul acesta îi vei mentine trează atentia celuilalt si vei putea să îi transmiti mesajul dorit.

7. Închide când ai spus că închizi! Dacă i-ai spus interlocutorului că ai nevoie de 5 minute, nu abuza de bunăvointa sa. Spune-i ce ai de spus si, eventual, cere-i să îti spună când poti reveni să discutati mai pe larg. Iar dacă ai spus că închizi, atunci nu mai relua convorbirea si închide!

Telefonul e un simplu mijloc de comunicare. Dar el poate deveni un instrument foarte eficient dacă este folosit cu inteligentă si respectând acesti pasi simpli. În felul acesta vom putea controla comunicarea si vom reusi să transmitem mesajele dorite.